Адаптация новых сотрудников играет сегодня очень важную роль. Это необходимо для того, чтобы ускорить погружение персонала в работу, сделать это качественно и оградить при этом от стрессов, связанных с новой обстановкой и многочисленными требованиями. Также нужно учитывать: чем быстрее новый член команды вольется в рабочие процессы, тем быстрее он начнет приносить пользу компании.
Адаптация – это не просто представление нового сотрудника коллективу и проведение экскурсии по офису, как ошибочно считают многие руководители. Современные методы адаптации предусматривают более глубокие подходы и стратегии, включая использование платформ для оценки персонала.
Если новичок не получает должной поддержки и помощи в освоении, он может покинуть рабочее место. Это невыгодно компании, так как потребуется вновь искать человека на должность, обучать его, знакомить с особенностями работы и ценностями компании.
Вот почему программы адаптации сотрудников имеют столь важное значение в современной кадровой политике. Расскажем подробнее о таком подходе, опишем структурные элементы программ и особенности их внедрения.
Что такое программа адаптации сотрудников и для чего она нужна?
Программа адаптации персонала – комплекс мероприятий и инструментов, направленных на помощь новым сотрудникам в освоении на новом рабочем месте. Сюда входят обучение, поддержка, знакомство с компанией, ее ценностями и задачами. Программа адаптации также направлена на снижение стресса новичков, повышение степени его уверенности. Она помогает сотруднику без особых сложностей пройти путь от первого рабочего дня до полной интеграции в систему компании и коллектив.
Правильно составленный план адаптации сопоставим с теплым, учтивым приемом, который создает все условия для того, чтобы новичок быстрее влился в коллектив, стал его частью и мог полноценно приступить к выполнению своих обязанностей.
Программа адаптации позволяет решить сразу несколько задач, причем как для нового сотрудника, так и для компании, предоставившей рабочее место. Это:
1. Знакомство новичка с культурой компании. У каждой организации есть свои ценности и культура. Понимание этих аспектов делает сотрудника частью компании, создает ощущение причастности к общему делу.
2. Снижение текучести кадров на испытательном сроке и сокращение расходов на новые поиски заместителей вакантной должности. Нередко новые сотрудники покидают компанию еще на этапе испытательного срока в связи с несоответствием рабочих задач ожиданиям. При использовании плана адаптации сотрудник может с первого дня пребывания в компании увидеть, как устроена работа в компании и чего от него ожидает работодатель.
3. Снижение нагрузки на руководителей и HR-менеджеров. Правильно выстроенная и реализованная система адаптации позволяет новичкам знакомиться с базовой информацией, не отвлекая по незначительным вопросам руководителей, а также других сотрудников.
4. Ускорение выхода сотрудника на продуктивность. Без программы адаптации сотруднику может потребоваться 3-6 месяцев для освоения, вовлечения в рабочие процессы. Если для новичков проводятся специальные мероприятия, этот срок сокращается до 1-2 месяцев.
5. Повышение лояльности к компании, что также повышает шансы того, что сотрудник останется здесь работать и после испытательного срока. Наличие программы адаптации дает новичку ощущение того, что о нем заботятся.
Что влияет на адаптацию?
На скорость адаптации влияет несколько факторов. Это:
· опыт кандидата (молодому сотруднику без опыта обычно сложнее, чем специалисту, который ранее уже занимал подобную должность);
· личностные качества сотрудника (способность взаимодействовать с другими людьми, стрессоустойчивость, инициативность);
· уровень развития корпоративной культуры в организации;
· ситуация, сложившаяся в коллективе;
· масштабы организации, специфика ее деятельности;
· сроки, отведенные на адаптацию;
· степень ответственности, которая соответствует должности.
Даже если у новичка есть все необходимые качества, позволяющие ему быстро адаптироваться, нужно помнить: новая обстановка – это всегда выход из зоны комфорта. В любом случае это станет причиной неуверенности и страха. Программа адаптации в несколько раз ускорит процесс вливания в коллектив.
Основные проблемы, с которыми сталкиваются новые сотрудники на новом рабочем месте
Новички, оказываясь в новой компании, сталкиваются с объективными причинами, которые являются для них проблемами. К ним относятся:
· недостаток знаний о рабочих процессах;
· равнодушие со стороны руководства, отсутствие помощи со стороны коллектива;
· недостаток практики, невозможность быстро получить ее;
· сложности с ориентированием на территории производства или офиса.
Грамотно составленная и реализованная программа адаптации позволит новым сотрудникам легко и без стрессов преодолеть эти проблемы.
Этапы адаптации нового сотрудника
Процесс осваивания новичка на новом рабочем месте состоит из нескольких последовательных этапов. Это:
Подготовка (пре-бординг)
Адаптационный период начинается еще до того момента, как новый сотрудник выходит на работу, после того, как он получил положительное решение по результатам собеседования. Суть заключается в том, чтобы показать будущему сотруднику, что о нем думают и заботятся.
На этапе пре-бординга рекомендуется связаться с новичком и подробно объяснить ему, как добраться до офиса или предприятия, указать, к которому часу подъехать. Дополнительно можно дублировать эту информацию, отправив письмо по электронной почте или в мессенджере. Также стоит подробно рассказать о компании, в том числе – об истории ее развитии, целях, ценностях.
К приходу нового сотрудника его рабочее место должно быть полностью подготовлено. Нужно проверить, чтобы техника была настроена и все необходимое для выполнения работы было под рукой. Дополнительно рекомендуется распечатать полезные документы (базовые материалы по технике безопасности и охране труда, чек-лист с перечислением функций работника) и вручить их работнику. Так новичок поймет, что его действительно здесь ждали и заранее позаботились о его удобстве.
Некоторые компании практикуют вручение так называемого «welcome pack’а» — приветственного набора. Сюда входят корпоративные сувениры – например, брендированные ежедневник и кружка.
Пре-бординг преследует несколько целей:
· поддержка интереса новичка к работе;
· формирование положительного имиджа о работодателе;
· уменьшение вероятности того, что кандидат на вакантную должность откажется от предложения в последний момент.
Пре-бординг переходит в онбординг. Это этап непосредственной интеграции нового сотрудника в компанию. Обычно он наступает в первый рабочий день или неделю, но сроки всегда варьируются в зависимости от опыта сотрудника, его должности, масштабов компании.
Онбординг предусматривает такие мероприятия:
· знакомство новичка с коллективом (особое внимание нужно уделить ключевым сотрудникам, с которыми он будет непосредственно взаимодействовать по рабочим моментам);
· знакомство с наставником, если было решено внедрить систему наставничества;
· экскурсия по помещению, где новичок будет работать (нужно показать, где находится оргтехника, кулер и кофемашина, служебные помещения);
· подробное описание должности и обязанностей, которые она предусматривает;
· согласование плана адаптации (нужно подробно рассказать, какие мероприятия для погружения в рабочие процессы и жизнь компании ожидают сотрудника).
Введение в должность
Как правило, этот этап совпадает с первым месяцем работы на новом месте и является продолжением онбординга. На этом этапе новичок включается в рабочие процессы и выполняет свои первые задачи. Для достижения результатов работодатель предпринимает следующие действия:
1. Погружение сотрудника в задачи. Новичок подробно изучает свои должностные обязанности и получает первые задания. В этом ему помогут инструкции и гайды, заранее разработанные руководителем или специалистом по кадрам.
2. Проведение дополнительного обучения. Образовательные мероприятия помогают развивать профессиональные навыки новых сотрудников. Это позволит решать не только рутинные, но и более сложные, специфические задачи. Обучение может проводиться в разных форматах: это либо наставничество, либо обучение на курсах (очное или онлайн).
3. Привлечение новичка в проекты. Нужно делать это постепенно и мягко контролировать его действия. Для начала можно подключать сотрудника к небольшому проекту.
На этапе введения в должность важно создавать для новичка условия, при которых он будет чувствовать себя нужным для компании. Рекомендуется отслеживать настроение, периодически проводить встречи, чтобы понять, все ли устраивает сотрудника, есть ли моменты напряженности и сложности в выполнении рабочих задач.
Оценка и аттестация
После завершения испытательного срока проводится аттестация. Это мероприятие, направленное на подтверждение новым сотрудником своих компетенций. По его результатам руководитель принимает решение о том, остается ли новичок в команде и продолжает ли приобретать навыки на этом месте.
Помимо результатов аттестации, значение также имеет обратная связь о сотруднике. Ее собирают на протяжении всего периода внедрения новичка в компанию, начиная с первых дней. Обратная связь поступает от коллег, руководителя, клиентов. Для удобства опрашиваемых и получения максимально объективных результатов часто прибегают к онлайн-оценке персонала на специализированных платформах.
Заключительный этап
Если по результатам изучения обратной связи и аттестации было принято решение оставить новичка в штате, переходят к планированию дальнейших шагов. Руководитель совместно с HR-менеджерами определяют перспективы развития сотрудника в компании, принимают решение об обучении и привлечении в более серьезные, ответственные проекты.
Распространенные ошибки в период адаптации новых сотрудников
Нередко возникает такая ситуация: компания разрабатывает и внедряет программу адаптации новичков, но они все равно увольняются после испытательного срока. В большинстве случаев это значит, что на этапах проектирования программы или ее внедрения были допущены ошибки. Это:
1. Повышенная нагрузка на новых сотрудников в первые дни. Новичка нужно вводить в курс дела постепенно, переходя от простого к более сложному. Не стоит «вываливать» весь массив информации о работе сразу же: новый сотрудник будет просто не в состоянии усвоить весь объем сразу, растеряется и утратит веру в свои силы.
2. Отсутствие должной поддержки со стороны руководства и коллег. Иногда в качестве наставника выбирают руководителя, который имеет и так много должностных обязанностей. В таких условиях он просто не может уделять достаточно времени новичку и заниматься его обучением. Еще одна распространенная ситуация – игнорирование со стороны коллег. Важно заранее провести разъяснительные работы и попросить действующих сотрудников уделять внимание новичку. Если в компании хорошо развита корпоративная культура, проблем в этом плане возникнуть не должно.
3. Нечеткость адаптационной программы. При планировании и внедрении такой системы нужно понимать, что это – не просто формальное знакомство, а более глубокий процесс, требующий погружения.
Чтобы избежать проблем, над планом адаптации необходимо тщательно поработать и разделить процесс вовлечения новичка на последовательные этапы.
Как оценить успешность адаптации?
Чтобы понять, является ли эффективной программа адаптации, а также выявить ее сильные и слабые стороны, используют 5 критериев:
1. Эффективность. Если программа действительно «рабочая», новые сотрудники достаточно быстро вливаются в рабочий процесс и показывают первые результаты, получают мотивацию к качественному выполнению задач и дальнейшему развитию.
2. Уровень удовлетворенности сотрудников. Качественная программа адаптации обеспечивает комфортные условия для работы новичков, помогает им быстро решать возникающие проблемы и чувствовать себя нужным в коллективе и компании в целом.
3. Уровень адаптации. Мероприятия, направленные на скорейшее освоение сотрудников, способствуют усвоению новой информации и формированию навыков.
4. Уровень текучести кадров. Правильно выстроенная система адаптации позволяет удерживать сотрудников и снижает риск их ухода на испытательном сроке.
Оценка степени эффективности программы адаптации требует тщательного анализа всех ее аспектов. Если выявляются «белые пятна» и недочеты, их необходимо оперативно устранять.
Оценка новичков на онбординге с помощью Jinn
Руководителю и специалистам по кадрам важно понимать, какими темпами идет адаптация и развитие новых сотрудников на рабочем месте. Это особенно важно на этапе онбординга, то есть в первые недели и месяцы. Один из лучших способов оценки – сбор обратной связи. Это удобно делать на специальных сервисах, например – на онлайн-платформе Jinn.
Здесь можно воспользоваться такими методами сбора обратной связи, как «Оценка 360 градусов», Performance Review и «Оценка на онбординге». Последний способ оптимален для понимания того, как новичок адаптируется к рабочей среде, осваивается в коллективе и вливается в процессы компании.
Узнать больше о возможностях метода можно здесь https://jinn.ru/evaluation/.
Резюме
Программа адаптации новых сотрудников отражает заботу компании о коллективе на всех этапах его развития. Если она была разработана правильно, с учетом всех особенностей, то станет отличной инвестицией в будущее организации. Затраты на ее внедрение окупятся снижением текучести кадров, повышением производители и укреплением корпоративной культуры.
